Как перенести журнал из OJS: подготовка данных и импорт

Что переносится, а что нет

Перенос делается через стандартный экспорт OJS в формате Native XML — это родной XML-формат OJS. По официальной документации OJS/PKP в этом формате переносятся:

• статьи и их метаданные (заголовки, аннотации, ключевые слова);
• авторы статей;
• выпуски и их метаданные (том, номер, год);
• файлы статей (PDF и другие полные тексты).

Важно — что НЕ переносится: история редакционного процесса. Раунды рецензирования, решения редактора и переписка с авторами в Native XML не включаются. После переноса у вас будут опубликованные статьи, авторы, выпуски и файлы — но не история их прохождения через рецензирование.

Ещё одно правило из документации OJS: Native XML не переносится между разными версиями OJS, потому что внутреннее устройство данных в OJS 2.x и OJS 3.x различается. Поэтому при импорте важно выбрать формат, соответствующий вашей версии OJS. Arvix поддерживает OJS 3.x и OJS 2.4.x.

Шаг 1. Экспорт данных из OJS

Этот шаг выполняется на стороне вашего сайта OJS. Действия немного отличаются по версии.

Если у вас OJS 3.x

1. Войдите в OJS под учётной записью администратора журнала.
2. Откройте раздел Tools → Import/Export (Инструменты → Импорт/Экспорт).
3. Выберите Native XML Plugin (плагин «Native XML»).
4. На вкладке Export отметьте выпуски и (или) статьи, которые хотите перенести.
5. Запустите экспорт и сохраните полученный файл.

Плагин Native XML входит в каждую сборку OJS. Если вы его не видите, включите его в разделе Settings → Website → Plugins (Настройки → Сайт → Плагины).

Если у вас OJS 2.4.x

1. Войдите в OJS под учётной записью менеджера журнала.
2. Откройте раздел Journal Management → Import/Export Data (Управление журналом → Импорт и экспорт данных).
3. Выберите Articles & Issues XML Plugin (плагин «Статьи и выпуски, XML»).
4. Запустите экспорт статей и выпусков и сохраните файл.

Если журнал большой

Если статей очень много, экспорт через веб-интерфейс может прерваться по тайм-ауту или из-за нехватки памяти. В этом случае экспорт запускают из командной строки сервера OJS (инструмент tools/importExport.php) — это надёжный путь для крупных журналов. Если у вас нет доступа к серверу, напишите нам: мы поможем с переносом.

Итог шага: у вас есть архив с экспортом OJS — файл в формате Native XML, упакованный в ZIP.

Шаг 2. Импорт в Arvix

1. Откройте свой журнал в Arvix и перейдите в раздел «Импорт из OJS» (он доступен менеджеру журнала).
2. Загрузка. Перетащите ZIP-архив в окно загрузки или выберите его на диске. Максимальный размер архива — 5 ГБ.
3. Формат. Выберите формат, соответствующий вашей версии OJS: «OJS 3.x» или «OJS 2.4.x». Формат задаётся один раз, до загрузки, и потом не меняется.
4. Проверка. Система проанализирует архив и покажет, сколько статей найдено, сколько предупреждений и сколько ошибок. На этом шаге можно скачать подробный отчёт в Excel.
5. Политика конфликтов. Здесь вы заранее решаете, как поступать в спорных случаях (см. ниже). Для каждого пункта уже выбран разумный вариант по умолчанию — можно ничего не менять.
6. Подтверждение. Проверьте сводку и нажмите «Я понимаю, импортировать». Импорт запустится, и вы увидите ход выполнения в реальном времени.

Что такое «политика конфликтов»

Иногда данные из OJS оказываются неполными или пересекаются с уже существующими. Для четырёх таких ситуаций вы заранее выбираете поведение:

1. Совпадение постоянной ссылки статьи. Если у двух статей оказался одинаковый веб-адрес: добавить суффикс к ссылке (по умолчанию — адрес станет уникальным) или пропустить такую статью.
2. У автора нет e-mail. Если у автора в данных OJS не указан e-mail: импортировать без e-mail (по умолчанию) или пропустить статью целиком.
3. У статьи нет аннотации. Если у статьи нет аннотации: импортировать с пометкой-предупреждением (по умолчанию) или пропустить статью.
4. У выпуска нет тома. Если у выпуска не указан том: импортировать без тома (по умолчанию) или пропустить выпуск.

Как переносятся авторы

Для каждого автора, у которого указан e-mail, создаётся «импортированный» профиль. Если в нескольких статьях встречается один и тот же e-mail автора, все они привязываются к одному профилю — дубликатов не возникает. Если такой автор позже сам зарегистрируется в Arvix под тем же e-mail, его учётная запись и все перенесённые работы объединятся автоматически — связывать вручную ничего не нужно. У авторов без e-mail создаётся профиль только с именем; автоматически объединить его с будущей учётной записью нельзя.

Где появятся перенесённые статьи

Когда импорт завершится, перенесённые статьи и выпуски появятся в вашем журнале в разделе «Выпуски». Оттуда вы сможете открыть их и проверить.

Если что-то пошло не так: откат

В течение 24 часов после завершения импорта его можно откатить одной кнопкой: перенесённые статьи будут удалены, и вы сможете повторить импорт заново.

После 24 часов откат возможен только если с перенесёнными статьями ещё ничего не делали: им не присвоены DOI, по ним не начато рецензирование, нет исправлений или отзывов, и ни один импортированный автор ещё не зарегистрировался. Профили импортированных авторов при откате не удаляются — они остаются в системе и очищаются автоматически позже.

Ограничения и лимиты

• Размер архива — до 5 ГБ.
• Количество статей — до 2000 за один импорт. Если статей больше, журнал переносят в несколько приёмов — напишите нам, поможем.
• Сколько импортов доступно — зависит от вашего тарифа.
• Один импорт за раз — пока идёт импорт, новый по тому же журналу начать нельзя.
• Перед импортом рекомендуем заранее настроить в Arvix разделы журнала и языки: если настройки на стороне OJS и Arvix сильно различаются, часть данных может не перенестись.